Spôsob urbanizácie Slovenska prebiehajúci ostatných dvadsať rokov vyvolal zmeny, dôsledky ktorých možno pozorovať aj v postavení správcov (spoločenstiev vlastníkov) bytov a nebytových priestorov podľa ustanovení zákona č. 182/1993 Z. z. v znení neskorších predpisov.
Súčasný, často kompaktný priestor určený na bývanie, ponúka obyvateľom možnosti pre oddych, zábavu a šport, pričom bývanie už nevyhnutne netvorí jeho hlavnú funkciu. Uvedený stav, v kontexte zmien stavebno – technologickej náročnosti budov, predostrel pred (novo)správcov rad úloh. Na jednej strane vysporiadať sa s novým systémom užívania a prevádzky priestorov, na druhej strane eliminovať negatíva situácií, pri ktorých správca – a nakoniec ani samotní obyvatelia – nemajú priamy a automatický vplyv na niektoré denné aktivity prebiehajúce v polyfunkciách.
K činnostiam, ktoré ukladá realizovať správcovi právny predpis patrí o. i. prevádzka, údržba a oprava zvereného majetku. Správca je tak zodpovedný za výber osoby, ktorá zrealizuje prácu v dohodnutej cene, v zodpovedajúcej kvalite a včasne. Postup správcu má byť transparentný, výsledok efektívny, v opačnom prípade je ohrozené nielen postavenie správcu, ale tiež zverený majetok, život a zdravie obyvateľov a verejnosti.
Platí, že správca nie je povinný získavať a kontrahovať dodávateľa potrebnej práce prostredníctvom verejného obstarávania, avšak práve procesy verejného obstarávania generovali poznatky, ktoré je možné, a predovšetkým vhodné, aplikovať pri správe bytu a nebytového priestoru. Patrí medzi také aj poznatok o tom, čo skutočne znamená efektivita výberu dodávateľa a transparentnosť v postupe.
Výsledkom postupov verejných obstarávateľov kladúcich v minulosti enormný dôraz na (nízku) cenu bolo, že takto súťažené projekty boli ukončené častokrát v nezodpovedajúcej kvalite a/ alebo s výrazným omeškaním. Prvý prípad znamenal problém s možnosťou projekt uviesť do prevádzky (generujúcej stále nové požiadavky na opravy), v druhom prípade verejný záujem užívať projekt bol zásadne ovplyvnený neschopnosťou dodávateľa projekt ukončiť a odovzdať do užívania v stanovenom termíne.
Efektívny výber dodávateľa teda predpokladá prítomnosť postupov, medzi ktoré patrí aj potreba postaviť na roveň toho, čo je limitujúce (cena), aj atribút kvality a včasnosti, zabezpečiť a archivovať o týchto potrebný dôkaz.
Jedná sa o postup eliminácie účasti takých potenciálnych dodávateľov, ktorí ponúkli v porovnaní s ostatnými nižšiu cenu, avšak oprávnene možno pochybovať o ich možnostiach zrealizovať konkrétnu činnosť kvalitne a včasne.
Signálom je pre správcu výsledok prevedenej lustrácie dodávateľa vo verejne dostupných registroch. Registre z pohľadu ich prevádzkovateľa generujú relevantné a aktuálne poznatky o vlastníckej štruktúre a smerovaní podnikania dodávateľa (obchodný register) a o ekonomike jeho podnikania (register účtovných závierok).
Špecifický poznatok pre správcu predstavujú osobitné registre – register hospodárskych subjektov a register partnerov verejného sektora. V prípade, že absentujú účasťou konkrétneho dodávateľa v záznamoch, deklarujú zjavný (avšak nelogický) nezáujem dodávateľa o účasť na prácach čiastočne alebo úplne financovaných z verejných zdrojov. Je zrejmé, že dodávateľ nemá záujem, alebo priamo nechce odkryť skutočnú vlastnícku štruktúru spoločnosti, čo môže (bez dodatočného vysvetlenia) znamenať negatívny signál a potrebu zvýšenej opatrnosti správcu.
Vylúčenie dodávateľa v súťaži návrhov je náročné osobitne v prípadoch, kedy obyvatelia domu disponujú poznateľným výsledkom práce dodávateľa takpovediac „odvedľa“, zo susedstva, alebo v prípadoch, kedy nie je vôľa pojať zložku kvality prác a poznatkov o dodávateľovi.
Informácie získané z uvedených zdrojov však budú v každom prípade dôkazom odbornej starostlivosti správcu a v prípade výskytu neželaných dôsledkov spojených s výsledkom práce dodávateľa, nesporne napomôžu snahe vylúčiť zodpovednosť správcu.
Správca musí venovať osobitnú pozornosť zmluvným podmienkam v časti rozsahu prác, termínu realizácie prác a nakoniec aj tej časti zmluvných podmienok, ktorá definuje možnosti predčasného ukončenia zmluvnej spolupráce.
Do zmluvnej spolupráce je nevyhnutné začleniť písomnú garanciu dodávateľa o tom, že zrealizuje zadané práce v rozsahu projektu, technických noriem a podmienok, ktoré prípadne stanovil orgán štátnej správy (samosprávy) v čase vydania stavebného povolenia alebo kolaudácie už zrealizovaných prác. Je závažným nedostatkom zmluvných podmienok, ak cena za práce a rozsah plnenia je viazaný výlučne (alebo aj) na ocenený výkaz výmer (rozpočet). Ocenený výkaz výmer smie sprevádzať realizáciu prác, napomáhať dôslednej fakturácii, avšak jeho aplikácia bez prioritného postavenia projektu alebo technických noriem (ak projekt s ohľadom na rozsah prác nie je potrebný) môže do budúcna založiť oprávnené peňažné a termínové nároky dodávateľa. Stane sa tak preto, lebo ocenený výkaz výmer nemá potenciál obsiahnuť také nové prvky prác, ktoré vyvstanú až v procese realizácie (odborne spôsobilý dodávateľ ich však s prihliadnutím na projekt, obdobie realizácie prác atď. Mal predpokladať a teda majú byť na ťarchu jeho zodpovednosti).
Termín plnenia štrukturovaný systémom troch až piatich časových míľnikov a konečného termínu odovzdania prác (bez vád brániacich užívaniu a kolaudácii) je ďalšou rozumnou súčasťou zmluvných podmienok. Takýto systém umožňuje hneď v začiatku realizácie stanoviť horizonty plnenia, ktoré majú byť v daný moment naplnené, v opačnom prípade nasleduje možnosť sankcie, alebo ukončenia zmluvnej spolupráce spojenej so sankciou. V prípade nesplnenia určeného míľnika bude vždy na zvážení správcu alebo dôvera v to, že akceleráciou činností bude nasledujúci míľnik dosiahnutý, alebo právo správcu spoluprácu ukončiť (odstúpenie od zmluvy) a zároveň osloviť nového dodávateľa (napr. takého, ktorý je preverený a bol súčasťou súťaže návrhov). V kontexte hroziacich obmedzení pri výkone práv spojených s bývaním a/ alebo podnikateľských aktivít osôb postihnutých oneskorenou alebo nekvalitnou prácou dodávateľa, bude možnosť takejto voľby a sloboda rozhodovania správcu extrémne dôležitá.
Predpokladom transparentného postupu správcu pri výkone správy, s prihliadnutím na doposiaľ uvedené činnosti, bude mimo všeobecne známu definíciu pojmu transparentnosť, aj atribút „dosledovateľnosti“ postupu správcu.
Jedná sa o systém, kedy správca systematicky a dôsledne archivuje všetky záznamy, dokumentáciu a zistenia, ktoré vzišli pri jeho postupoch, počnúc výberom dodávateľa, komunikáciou, súťažou návrhov, možným vylúčením dodávateľa a končiac rokovaním o zmluvných podmienkach. Následná možnosť rýchlej kontroly, v prípade výskytu pochybností o postupe správcu, opätovne napomôže deklarovať prístup „dobrého hospodára“ a teda vylúčiť zanedbanie povinností pri správe.
Záverom, zostáva na zvážení správcov (spoločenstiev vlastníkov), možnosť vytvorenia osobitného, správcom prístupného systému, ktorý by bez možnosti porušenia „know – how“ jednotlivých správcov, zabezpečil všetkým účastným správcom základné informácie o dodávateľoch, s ktorými má konkrétny správca skúsenosť, teda systému tzv. „preverených dodávateľov“.
