Tak ako v manažmente firiem sú osobné stretnutia, takzvané „mítingy“ spolupracujúcich ľudí veľmi dôležité, aj pre správu bytového domu sú zhromaždenia vlastníkov bytov v dome nenahraditeľné. Sú dôležité pre vytváranie komunity, osobný kontakt, spoznanie sa navzájom. Vytvárajú sa počas nich dôležité návyky súvisiace s komunikáciou a spoluprácou v tíme. Aby zhromaždenia vždy dopadli dobre, je potrebné mať stále na pamäti základné pravidlá a princípy, ktorých podcenenie znamená problém. Je úplne jedno, či skutočným organizátorom a vedúcim schôdze je pracovník správcu, predseda SVB alebo zástupca vlastníkov bytov. Princípy efektívneho zhromaždenia platia pre každého z nich.
Plná zodpovednosť organizátora
Často počúvam, že vlastníci bytov nechcú chodiť na zhromaždenia. Nie je to pravda. Chcú a mnohí aj chodia. Že niektorí neprídu, na to buď majú svoje dôvody, alebo nevidia žiadne, pre ktoré sa im na zhromaždenie ísť oplatí. Je úlohou organizátora zhromaždenia dať ľuďom dôvody, pre ktoré by mali prísť, odstrániť bariéry, ktoré by ich mohli odrádzať. Nepíšem tu však o formálnom organizátorovi. Píšem o skutočnom vodcovi, ktorý si organizáciu schôdze odpracuje a kvôli ktorému vlastníci bytov na zhromaždenia chodia. Vylepenie oznamu v bytovom dome o tom, že sa zhromaždenie koná, nie je dôvod, aby ľudia prišli vo veľkom počte. Prevziať zodpovednosť znamená venovať dostatok času jej príprave kvalitnému vedeniu a zabezpečeniu realizácie jej uznesení.
Príprava zhromaždenia
Chabá príprava zhromaždení je hriech, snaha mať úspech s minimom úsilia sa nevypláca ani pri organizovaní schôdze. Kvalita rozhodnutí na zhromaždení sa rodí pred jej konaním. Ku kľúčovým problémom, ktoré má schôdza riešiť, je potrebné ešte pred zhromaždením prizvať odborníkov. Užitočné je získať viac nezávislých, odbornosťou podopretých názorov na čokoľvek, čo sa chystáte urobiť. S týmito odborníkmi je potrebné zorganizovať stretnutie vlastníkov bytov, ktorí majú o riešenie problému záujem. Pozvať všetkých, ktorí sa na predošlých zhromaždeniach prejavovali ako aktívni prispievatelia do diskusií. Až keď je jasné, že nejaká myšlienka, nápad, alebo návrh má podporu mienkotvorných ľudí v dome, až vtedy má význam zaradiť takýto bod do programu zhromaždenia vlastníkov bytov. Samozrejme, okrem štandardných bodov programu, ktoré nič neriešia, len informujú o stave vecí.
Podstatné informácie vopred
Dva až tri týždne pred zhromaždením by mali všetci vlastníci bytov do poštových alebo e-mailových schránok dostať základné informácie o tom, čo podstatného pre vlastníkov bytov zhromaždenie bude riešiť a kľúčové fakty k rozhodnutiam. Ideálne zhrnuté na jednej (môže byť obojstranne popísaná) A4 v logickom slede. Je dobré, aby tento materiál predtým, ako vlastníkom odíde, videli dôležití (mienkotvorní) ľudia v dome. Jednak kvôli overeniu faktov, ale aj kvôli uisteniu sa, že informácie sú jasne, stručne a zrozumiteľne napísané. Po odoslaní informácií vlastníkom bytov by si predsedovia spoločenstiev mali zistiť a aj pri náhodných stretnutiach s vlastníkmi bytov v dome overovať, či dokument dostali, čítali a či vedia, o čom dôležitom pre nich sa bude hlasovať. Treba vysvetľovať nejasnosti a taktiež stále znovu a znovu je nevyhnutné ľuďom, ktorí na zhromaždenie prísť nemôžu, zdôrazňovať potrebu zabezpečenia notársky overeného splnomocnenia pre niekoho, kto bude hlasovať za nich. Je to veľká časová investícia, ale oplatí sa.
Ciele zhromaždenia
Keď ide o spoluprácu ľudí, vhodne zvolené a naformulované ciele ich súčinnosti sú kľúčom k efektivite. Ak viete presne komunikovať to, čo chcete, nie je možné zaručiť, že to aj dosiahnete, ale určite budete pre všetkých ľudí okolo vás zrozumiteľný a pochopiteľný. A ak budú vaše ciele v súlade s prospechom vlastníkov bytov, máte veľkú šancu, že vám ľudia pomôžu. Jasné a zrozumiteľné ciele pomáhajú pri príprave realistického časového plánu zhromaždenia, riadenie účasti, aby bolo na zhromaždení dostatok ľudí, pomáhajú mať na zhromaždení poriadok, tým, ktorí nemôžu prísť, pomáhajú dať presne naformulované splnomocnenie na hlasovanie susedom, sú tiež nápomocné pri výbere vizuálnych pomôcok a prezentačných materiálov potrebných k rozhodovaniu. Ciele sú rozhodujúce aj pri hodnotení úspechu zhromaždenia.
Organizátor vedie zhromaždenie, nie účastníci
Ak sú ciele zhromaždenia dobre stanovené, je potrebné na strane organizátora zhromaždenia dať si pozor na pridávanie nových cieľov do ich zoznamu na začiatku zhromaždenia. Vždy na začiatku zhromaždenia sa odsúhlasuje jej program. Vtedy majú účastníci možnosť vniesť do programu ďalšie témy. Je potrebné mať v úcte účastníkov zhromaždenia a prejavovať im rešpekt. Účastníci potrebujú dostať na zhromaždeniach svoj priestor. To však neznamená, že ich má vedúci zhromaždenia nechať zhromaždenie viesť. Je úplne v poriadku, ak sú „nové“ témy v súlade s hlavnými cieľmi zhromaždenia. Ak však odvádzajú pozornosť úplne iným smerom, alebo prinášajú témy, ktoré majú potenciál zabrať celý čas zhromaždenia, je potrebné ich odložiť na ďalšiu zhromaždenie. Ak účastníci zhromaždenia nové témy uznajú za dôležitejšie ako tie, ktoré v programe zhromaždenia sú, tak organizátor neodviedol dobrú prácu v príprave a pôvodné ciele neboli dobre zvolené.
Prezentačné pomôcky
Záleží od priestoru a počtu ľudí, aké prezentačné pomôcky organizátor zhromaždenia zvolí. Mám skúsenosť aj so zhromaždeniami, na ktorých sa vedúci zhromaždenia spoliehali len na to, čo ľuďom povedia. Obmedziť sa na jeden komunikačný kanál s účastníkmi zhromaždenia je riziko. Jednak ľudia majú rôzne preferované spôsoby, akým efektívne prijímajú informácie a jednak treba mať na pamäti, že na zhromaždeniach pracujú emócie, ľudia komunikujú aj medzi sebou a nie vždy musia povedané informácie zaregistrovať, nieto ešte dobre pochopiť. Odporúčam používať kombináciu prezentačných pomôcok, akými sú písomné materiály, ktoré sú k dispozícii na hlavnom stole, informácie premietané na stenu z počítača cez projektor, fyzické vzorky materiálov, o ktorých hovoríme (ak ide o stavebné záležitosti) a samozrejme, hovorené slovo. Prijímané uznesenia zhromaždenia taktiež premietame na stenu, aby každý nielen počul, ale aj videl, na čom sa práve uznášame.
Vedenie diskusie
Organizátor už na začiatku zhromaždenia musí stanoviť základné pravidlá, ktorými sa bude diskusia riadiť. Každý chce kultivovanú debatu. Na zhromaždení musí byť priestor na diskusiu, veľa ľudí na ne chodí hlavne kvôli nej. Kým hovoria „k veci“ a pustia k slovu aj iných, všetko je v poriadku. Problémy nastávajú, keď sa téma začne bytostne dotýkať ich osobných záujmov, ľudia začnú hodnotiť príspevky iných, debata začne byť osobná, prípadne ide mimo dohodnutého rámca. Ak sú pravidlá diskusie vopred stanovené, je jednoduchšie udržať poriadok. Je to však možné len vtedy, ak sa vedúci zhromaždenia nedá stiahnuť do hádky a udrží si nadhľad moderátora diskusie. Je vtedy potrebné, aby sa vzdal vlastného názoru na vec ako takú. Svoj názor môže neskôr vyjadriť pri hlasovaní. V priebehu debaty má však premýšľať o tom, čo sa práve na zhromaždení deje a robiť účinné kroky pre zabezpečenie jej zmysluplného priebehu.
Dodržanie času
Nie je možné byť absolútne presný, ale udržať čas naplánovaný pre jednotlivé body v hraniciach akceptovateľných pre účastníkov zhromaždenia je nevyhnutné. Niekedy aj za cenu nedokončenej diskusie. Aj to, že sa nevieme dohodnúť je jedným z možných výstupov zhromaždenia. Život domu nezačína a ani nekončí jedným zhromaždením jeho vlastníkov. Dodržanie času je dôležité aj preto, aby sa po predchádzajúcej dohode mohli niektorí spoluvlastníci domu zúčastniť zhromaždenia v obmedzenom časovom rozsahu. Sú ľudia, ktorí niekam cestujú, alebo práve prichádzajú z ciest, niektorí musia zabezpečiť svoje deti, rodičov a podobne. Organizátor zhromaždenia však často potrebuje, aby práve v určitom čase bol na zhromaždení potrebný počet vlastníkov, napríklad keď je prejednávaný bod so zákonom definovanou účasťou vlastníkov domu. Preto je pre všetkých dôležitá časová disciplína. Nejde o minúty, ale mám tú skúsenosť, že polhodinový časový sklz v programe už je problém.
Zmysel zhromaždenia je v tom, čo sa bude diať po nej
Závery zhromaždenia musia byť zhrnuté písomne v zápisnici. Uznesenia zhromaždenia a dohodnuté aktivity pre ich naplnenie by mali účastníci zhromaždenia počuť ale aj vidieť už počas nej. Na to je vhodné využiť notebook, projektor a premietanie na stenu. Varianty textov uznesení, ku ktorým môže diskusia dospieť, by mali byť pripravené vopred. Dajú sa predvídať. Súhlas, nesúhlas aj odloženie riešenia problému sa dajú naformulovať vopred. Detaily formulácií sa potom dajú doplniť alebo upraviť priamo na mieste. Ak chýbajú pomôcky ako notebook a projektor, je potrebné varianty uznesení pri hlasovaní zrozumiteľne prečítať, aby každý presne vedel, za čo hlasuje. Transparentnosť v jednaní pred zhromaždeniami, počas nich a dôsledná realizácia dohodnutých krokov zabezpečuje nielen dôveru ľudí, s ktorou sa všetko darí lepšie, rýchlejšie a hospodárnejšie. Ovplyvňuje aj ich motiváciu prísť na zhromaždenie aj nabudúce.
